Nội thất văn phòng không chỉ ảnh hưởng đến thẩm mỹ mà còn tác động trực tiếp đến năng suất làm việc, sự thoải mái của nhân viên và ấn tượng với khách hàng. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là những người mới bắt đầu, thường mắc phải sai lầm trong quá trình thiết kế và mua sắm nội thất, dẫn đến lãng phí thời gian, tiền bạc và không đạt được mục tiêu mong muốn. Dưới đây là những điều cần tránh khi thiết kế và mua sắm nội thất văn phòng, kèm theo lời khuyên để khắc phục.

1. Không xác định rõ nhu cầu và mục tiêu sử dụng

Một trong những sai lầm lớn nhất là bắt tay vào mua sắm mà không hiểu rõ văn phòng cần gì.

Hậu quả: Mua thừa đồ không dùng đến (như quá nhiều ghế họp trong khi đội ngũ ít người) hoặc thiếu các vật dụng cần thiết (như bàn làm việc không đủ chỗ). Điều này gây lãng phí ngân sách và không gian.

Ví dụ: Một công ty khởi nghiệp nhỏ mua bộ bàn họp 12 người trong khi chỉ có 5 nhân viên, dẫn đến không gian chật chội và kém linh hoạt.

Cách tránh: Xác định số lượng nhân viên, tính chất công việc (sáng tạo, hành chính, kỹ thuật) và mục tiêu sử dụng (làm việc nhóm, cá nhân hay tiếp khách). Lập danh sách ưu tiên trước khi mua.

2. Bỏ qua việc đo đạc không gian

Thiết kế và mua nội thất mà không đo đạc kỹ lưỡng là lỗi phổ biến, đặc biệt với văn phòng có diện tích hạn chế.

Hậu quả: Nội thất quá lớn làm không gian chật chội, khó di chuyển, hoặc quá nhỏ khiến văn phòng trông trống trải, thiếu chuyên nghiệp.

Ví dụ: Mua bàn làm việc dài 2m cho phòng rộng 10m², chiếm hết lối đi và gây bất tiện.

Cách tránh: Đo kích thước văn phòng (dài, rộng, cao) và vẽ sơ đồ bố trí trước. Để lại khoảng trống cho lối đi (tối thiểu 80cm) và không gian nghỉ ngơi. Nếu không chắc chắn, nhờ đơn vị thiết kế tư vấn.

3. Chỉ quan tâm đến giá rẻ mà bỏ qua chất lượng

Nhiều doanh nghiệp chọn nội thất giá rẻ để tiết kiệm chi phí ban đầu, nhưng điều này thường phản tác dụng.

Hậu quả: Ghế gãy, bàn lỏng lẻo, tủ nhanh hỏng sau vài tháng sử dụng, buộc phải thay mới và tốn kém hơn. Chất lượng kém cũng ảnh hưởng đến sức khỏe nhân viên (đau lưng, mỏi cổ do ghế không ergonomic).

Ví dụ: Ghế văn phòng giá 200.000 VNĐ thường không có đệm tốt, gây khó chịu khi ngồi lâu.

Cách tránh: Ưu tiên chất lượng hơn giá cả. Chọn nội thất từ các thương hiệu uy tín như Hòa Phát, Fami hoặc 190, dù giá cao hơn nhưng bền (5-10 năm) và có bảo hành. Với ngân sách hạn chế, chọn gỗ công nghiệp MDF phủ Melamine thay vì loại kém hơn như MDF trơn.

4. Thiết kế không đồng bộ về phong cách

Mua nội thất không theo một phong cách thống nhất dễ khiến văn phòng trông lộn xộn và thiếu chuyên nghiệp.

Hậu quả: Ghế hiện đại kết hợp bàn cổ điển, màu sắc không hài hòa (đỏ, xanh, vàng lẫn lộn) làm mất thẩm mỹ và giảm ấn tượng với khách hàng, đối tác.

Ví dụ: Văn phòng công nghệ trẻ trung lại dùng bàn gỗ chạm khắc kiểu truyền thống, tạo cảm giác lạc lõng.

Cách tránh: Quyết định phong cách từ đầu (hiện đại, tối giản, công nghiệp hay cổ điển) và chọn nội thất phù hợp. Giữ màu sắc trung tính (trắng, xám, be) làm chủ đạo, thêm điểm nhấn bằng phụ kiện (đèn, tranh).

5. Bỏ qua yếu tố tiện nghi và sức khỏe

Nội thất không thoải mái hoặc không hỗ trợ sức khỏe là lỗi nghiêm trọng trong văn phòng, nơi nhân viên ngồi làm việc 8-10 tiếng mỗi ngày.

Hậu quả: Ghế cứng, bàn không điều chỉnh độ cao gây đau lưng, mỏi mắt, giảm hiệu suất làm việc và tăng tỷ lệ nghỉ việc.

Ví dụ: Bàn quá thấp khiến nhân viên phải cúi nhiều, dẫn đến đau vai gáy.

Cách tránh: Chọn ghế văn phòng có đệm lưng, tựa đầu và điều chỉnh độ cao (giá từ 800.000-2 triệu VNĐ). Bàn làm việc nên cao 70-75cm, phù hợp chiều cao trung bình người Việt. Đầu tư thêm đèn bàn chống chói và cây xanh để giảm căng thẳng.

6. Mua quá nhiều nội thất không cần thiết

Nhiều người có xu hướng “tham lam” khi thấy nội thất đẹp, dẫn đến việc mua sắm thừa thãi.

Hậu quả: Văn phòng chật kín bàn ghế, tủ kệ không dùng đến, vừa tốn tiền vừa làm không gian ngột ngạt, khó vệ sinh.

Ví dụ: Mua 10 ghế cho phòng họp chỉ dùng 1-2 lần/tháng trong khi thiếu kệ tài liệu thiết yếu.

Cách tránh: Chỉ mua những gì thực sự cần thiết dựa trên danh sách đã lập. Nếu cần thêm sau này, bạn luôn có thể bổ sung. Ưu tiên nội thất đa năng (bàn gấp, ghế xếp) để tiết kiệm không gian.

7. Không chú ý đến ánh sáng và thông thoáng

Thiết kế nội thất mà bỏ qua yếu tố ánh sáng và thông gió sẽ làm giảm hiệu quả sử dụng.

Hậu quả: Đặt bàn sát tường chắn sáng tự nhiên, hoặc bố trí kín mít không có lối thoát khí, khiến văn phòng tối tăm, bí bách, ảnh hưởng tâm trạng và sức khỏe nhân viên.

Ví dụ: Tủ cao che kín cửa sổ, làm phòng thiếu sáng và ngột ngạt.

Cách tránh: Sắp xếp nội thất để tận dụng tối đa ánh sáng tự nhiên (bàn gần cửa sổ, rèm điều chỉnh linh hoạt). Đảm bảo luồng khí lưu thông bằng cách không kê đồ chắn lối đi hoặc cửa ra vào. Thêm quạt thông gió nếu cần.

8. Bỏ qua yếu tố âm thanh

Tiếng ồn trong văn phòng là vấn đề thường bị xem nhẹ khi chọn nội thất.

Hậu quả: Ghế kêu cọt kẹt, bàn di chuyển gây tiếng động, hoặc không có vách ngăn cách âm làm nhân viên mất tập trung, đặc biệt trong không gian mở.

Ví dụ: Văn phòng không có thảm hoặc rèm giảm tiếng vang, dẫn đến ồn ào khi họp nhóm.

Cách tránh: Chọn ghế có bánh xe êm, thêm thảm trải sàn hoặc vách ngăn mềm để giảm tiếng ồn. Nếu ngân sách cho phép, lắp tấm tiêu âm trên tường.

9. Mua hàng không kiểm tra kỹ hoặc thiếu bảo hành

Mua nội thất mà không kiểm tra hoặc không quan tâm chính sách hậu mãi là rủi ro lớn.

Hậu quả: Sản phẩm lỗi (gãy chân bàn, trầy sơn) không đổi được, hoặc hỏng hóc không có hỗ trợ sửa chữa, gây tốn kém thêm.

Ví dụ: Mua bàn online rẻ nhưng không bảo hành, khi hỏng phải bỏ đi mua mới.

Cách tránh: Kiểm tra kỹ sản phẩm tại showroom (kết cấu, bề mặt, mối nối). Chọn nơi bán có bảo hành tối thiểu 1-2 năm và dịch vụ sửa chữa. Với mua online, xem đánh giá và yêu cầu ảnh thực tế.

10. Thiếu kế hoạch ngân sách rõ ràng

Không lập ngân sách cụ thể dễ dẫn đến chi tiêu vượt kiểm soát.

Hậu quả: Mua đồ đắt đỏ vượt khả năng tài chính, hoặc phải cắt giảm chất lượng ở những món quan trọng để bù vào.

Ví dụ: Đổ hết tiền vào bàn giám đốc sang trọng, còn lại dùng ghế kém chất lượng cho nhân viên.

Cách tránh: Xác định tổng ngân sách (ví dụ: 50 triệu) và phân bổ hợp lý: 40% cho bàn ghế, 30% cho tủ kệ, 20% cho trang trí, 10% dự phòng. So sánh giá từ 2-3 nơi trước khi mua.

Kết luận

Thiết kế và mua sắm nội thất văn phòng là quá trình đòi hỏi sự cân nhắc kỹ lưỡng để đạt được sự cân bằng giữa thẩm mỹ, công năng và chi phí. Tránh những sai lầm như không đo đạc, bỏ qua chất lượng, thiếu đồng bộ hay không chú ý đến sức khỏe nhân viên sẽ giúp bạn tạo ra một không gian làm việc hiệu quả và chuyên nghiệp. Hãy lập kế hoạch rõ ràng, ưu tiên nhu cầu thực tế và chọn sản phẩm từ nguồn uy tín – đó là chìa khóa để đầu tư nội thất văn phòng thành công và bền vững!

Các thông tin hữu ích khác có liên quan >>>